10 KỸ NĂNG PHỎNG VẤN GIÚP NHÀ TUYỂN DỤNG NHÌN THẤU NHÂN TÀI “THẬT”

Hiện nay trên thị trường lao động, có rất nhiều ứng viên “trang điểm” CV quá mức. Điều này không chỉ làm mất đi sự minh bạch và chân thực mà còn gây ra sự khó khăn cho nhà tuyển dụng trong việc phân biệt đâu là những nhân tài thật. Trong tình hình đó, kỹ năng phỏng vấn sẽ giúp nhà tuyển dụng nhìn thấu nét "ngụy trang" của ứng viên. Qua đó tìm ra những người có khả năng thực sự phát triển và đóng góp cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. 

1. Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là gì?

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là việc thu thập thông tin cơ bản từ ứng viên để đánh giá và đưa ra quyết định tuyển dụng. Nhà tuyển dụng cần có khả năng phân tích và đánh giá một cách chính xác để xác định sự phù hợp của ứng viên với vị trí công việc cụ thể. Điều này đòi hỏi sự tỉ mỉ và chi tiết từ phía nhà tuyển dụng trong việc hiểu rõ yêu cầu và mong muốn của vị trí tuyển dụng.

Kỹ năng này còn yêu cầu khả năng đặt ra các câu hỏi mang tính thử thách và khám phá, nhằm mục đích đánh giá sâu về năng lực chuyên môn, thái độ làm việc của ứng viên. Qua đó, nhà tuyển dụng có thể xác định được ứng viên nào sẽ phù hợp nhất và đem lại giá trị tốt nhất cho tổ chức. Đồng thời hạn chế tối đa tình trạng lựa nhầm ứng viên khiến tổ chức tốn nhiều nguồn nhân vật lực không đáng có.

Hiện nay, một trong những nỗi đau lớn nhất của nhà tuyển dụng không phải chỉ đơn thuần là việc đối mặt với hàng trăm bản CV mà còn là sự lo ngại về việc ứng viên "Make up CV” quá đà trên hồ sơ cá nhân. Bởi lẽ, khá nhiều ứng viên đang cố tình phóng đại hồ sơ cá nhân để trở thành ứng viên nổi bật trong đám đông. Điều này gây ra những rắc rối đáng kể cho nhà tuyển dụng, khi không thể phân biệt được năng lực thực sự của ứng viên để lựa chọn người phù hợp với văn hoá doanh nghiệp.

Hậu quả là nhà tuyển dụng gặp phải tình trạng tuyển vào những ứng viên được cho là tài năng và có năng lực nhưng thực tế lại không thực sự đáp ứng được yêu cầu công việc. Từ đó làm mất thời gian, công sức trong quá trình huấn luyện, giám sát và điều chỉnh cho những ứng viên này. Hơn nữa, chọn sai ứng viên cũng có thể gây ra sự thất vọng và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và tinh thần làm việc của nhân viên khác. Do đó, kỹ năng phỏng vấn là điều kiện tiên quyết của nhà tuyển dụng giúp nhìn thấu lớp “ngụy trang” của ứng viên qua giấy tờ.

>>> XEM THÊM: KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP

2. 10 kỹ năng phỏng vấn cho nhà tuyển dụng xuất sắc

Để trở thành nhà tuyển dụng xuất sắc, cần phải có những kỹ năng phỏng vấn tinh tế và hiệu quả. Dưới đây là 10 kỹ năng phỏng vấn mà mỗi nhà tuyển dụng cần phát triển:

2.1. Kỹ năng lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe là khả năng tập trung và chủ động nghe, hiểu thông điệp một cách toàn diện từ người đối thoại. Đây không chỉ là việc nghe những từ ngữ được truyền đạt mà còn là việc hiểu được cảm xúc, ý định và ngữ điệu của người nói.

Lắng nghe là một kỹ năng cực kỳ quan trọng trong quá trình tuyển dụng, bởi nó cho phép ta hiểu rõ hơn về năng lực, kinh nghiệm, tính cách và động lực của ứng viên. Khả năng này giúp đánh giá ứng viên một cách khách quan và chính xác hơn, không chỉ dựa vào CV hay thư xin việc. Thêm vào đó, việc lắng nghe còn tạo ra ấn tượng tích cực đối với ứng viên, thể hiện sự tôn trọng và quan tâm. Từ đó giúp ứng viên cảm thấy thoải mái và tự tin hơn khi chia sẻ thông tin. Cuối cùng, khả năng lắng nghe cũng giúp nhà tuyển dụng nhận diện và tìm ra đâu là những ứng viên phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng, đâu là những ứng viên không có năng lực và đang cố tình nói dối về khả năng của mình.

Để nhận diện được những ứng viên cố tình makeup CV khi lắng nghe, nhà tuyển dụng cần:

• Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể: Nôn nao, lúng túng, né tránh giao tiếp bằng mắt. Đây là những dấu hiệu của sự không trung thực
• Đặt câu hỏi khai thác: Hỏi về những chi tiết cụ thể trong CV để kiểm tra tính chính xác
• Kiểm tra thông tin: So sánh thông tin ứng viên cung cấp với thông tin từ các nguồn khác như mạng xã hội, website công ty…
• Lắng nghe và đánh giá tự tin: Ứng viên tự tin vào năng lực của mình sẽ thể hiện qua cách họ trình bày thông tin
• Chú ý đến sự mâu thuẫn: Lắng nghe cẩn thận để phát hiện những mâu thuẫn trong lời nói của ứng viên

2.2. Kỹ năng về sự tổ chức

Kỹ năng về sự tổ chức trong tuyển dụng là khả năng lập kế hoạch, tổ chức các hoạt động và quản lý thông tin một cách hiệu quả trong quá trình tuyển dụng. Điều này bao gồm việc xác định các bước cụ thể cần thực hiện, lập lịch trình, quản lý tài liệu và thông tin liên quan đến ứng viên. Mục đích là đảm bảo mọi công việc được thực hiện một cách có hệ thống và đúng đắn.

Nhà tuyển dụng có kế hoạch và quy trình tổ chức rõ ràng giúp nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng mọi công việc được hoàn thành đúng hẹn. Sự tổ chức cũng giúp tối ưu hóa thời gian và tài nguyên từ đó tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất của quá trình tuyển dụng. Để nhận diện những ứng viên cố tình trang điểm CV, nhà tuyển dụng cần phải áp dụng kỹ năng tổ chức một cách thông minh và tinh tế.

Cần phải lập kế hoạch và chuẩn bị kỹ lưỡng cho mỗi cuộc phỏng vấn bao gồm việc nắm vững thông tin và yêu cầu vị trí công việc. Đồng thời đặt ra các câu hỏi chi tiết và liên quan để kiểm tra tính chân thực của thông tin trên CV. Ngoài ra, việc quản lý tài liệu và thông tin về ứng viên một cách có tổ chức cũng giúp nhà tuyển dụng nhận biết được những dấu hiệu nghi ngờ từ ứng viên và đưa ra những quyết định phù hợp trong quá trình tuyển dụng.

Ví dụ về tuyển vị trí nhân viên kinh doanh. Trong quá trình xem xét CV của ứng viên, nhờ vào kỹ năng tổ chức và sắp xếp tài liệu thông tin mà đã phát hiện một số thông tin không nhất quán và thiếu logic. Cụ thể như:

• Sự bất hợp lý trong CV: Ứng viên ghi rõ ràng là có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kinh doanh bán lẻ trong suốt 5 năm. Tuy nhiên thời gian làm việc tại công ty bán lẻ họ chỉ ghi là 2 năm. Từ đó gây ra sự mâu thuẫn và nghi ngờ về tính chân thực trong CV
• Sự không nhất quán về thông tin trong quá trình phỏng vấn: Ứng viên trả lời mơ hồ và không đồng nhất về kinh nghiệm làm việc của họ. Ví dụ như ứng viên mô tả dự án họ đã thực hiện tuy nhiên các thông tin về dự án, cách thức thực hiện đang còn chung và mơ hồ. Từ đó không phản ánh được đó có phải là kinh nghiệm thực sự của ứng viên hay chỉ là bịa đặt

2.3. Kiến thức chuyên môn

Kiến thức chuyên môn trong tuyển dụng là sự hiểu biết sâu rộng về ngành nghề, vị trí công việc cụ thể và các yếu tố liên quan đến quá trình tuyển dụng. Kiến thức chuyên môn có thể bao gồm hiểu biết về các kỹ năng, kinh nghiệm và tiêu chí mà ứng viên cần phải có để phù hợp với vị trí công việc. Đồng thời đó cũng là các phương pháp và kỹ thuật phỏng vấn hiệu quả.

Kiến thức chuyên môn đóng vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng bởi nó giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về yêu cầu công việc và nhận diện được ứng viên phù hợp nhất. Việc có kiến thức chuyên môn giúp nhà tuyển dụng đặt ra các câu hỏi phỏng vấn phù hợp và chính xác. Đồng thời giúp đánh giá được năng lực và kinh nghiệm của ứng viên. Từ đó đưa ra quyết định tuyển dụng đúng đắn và mang lại lợi ích cho tổ chức.

Để nhận diện những ứng viên đang nói dối về năng lực, nhà tuyển dụng cần phải nắm vững thông tin và yêu cầu về vị trí công việc. Từ đó sử dụng kiến thức chuyên môn để đặt ra các câu hỏi chi tiết và liên quan trong quá trình phỏng vấn. Ngoài ra, dựa trên kinh nghiệm phỏng vấn để xác định kỹ năng của ứng viên có thực sự đúng như những gì thể hiện trên CV hay không. 

Ví dụ: Một công ty đang tìm kiếm ứng viên cho vị trí nhân viên kinh doanh bất động sản. Một trong số các ứng viên gửi CV có ghi rằng họ có kinh nghiệm làm việc trong môi trường bất động sản và đã đạt được nhiều thành công trong việc bán hàng và giao dịch.

Lúc này nhà tuyển dụng cần có kiến thức chuyên môn sâu rộng về ngành bất động sản để nhận ra rằng một trong những yếu tố quan trọng để thành công trong ngành này là hiểu biết sâu sắc về thị trường và sản phẩm. Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần đặt ra các câu hỏi cụ thể về thị trường bất động sản, về những dự án bất động sản nổi bật và về những vấn đề pháp lý phổ biến trong ngành.

Từ các câu trả lời của ứng viên, nhà tuyển dụng có thể nhận ra rằng thông tin trên CV của ứng viên không phản ánh đúng mức độ hiểu biết sâu sắc về ngành và thị trường bất động sản. Họ có thể phát hiện ra những thiếu sót và không khớp trong thông tin được cung cấp, và từ đó có cơ sở để nghi ngờ rằng ứng viên đang cố tình nói quá để tạo ấn tượng tốt hơn. 

>>> XEM THÊM: NẮM CHẮC 15 KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO ĐỂ TRỞ THÀNH NHÀ QUẢN LÝ GIỎI

2.4. Khả năng đánh giá

Đây là khả năng phân tích thông tin về ứng viên để xác định mức độ phù hợp với vị trí công việc và với doanh nghiệp hay không. Kỹ năng đánh giá bao gồm việc thu thập thông tin, phân tích kỹ lưỡng và đưa ra nhận xét hoặc quyết định dựa trên thông tin thu thập được.

Khả năng đánh giá đóng vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng bởi nó giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn chính xác về ứng viên. Kỹ năng đánh giá giúp nhà tuyển dụng xem xét được kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực và tính cách của ứng viên. Từ đó nhận biết được đâu là những ứng viên đang cố ý phóng đại năng lực và kỹ năng trong CV.

Vậy làm thế nào để ứng dụng khả năng đánh giá giúp nhận diện những ứng viên đang nói dối trong CV? Đó chính là việc nhà tuyển dụng cần phải sử dụng các phương pháp và công cụ đánh giá phù hợp như phỏng vấn kỹ thuật, các bài kiểm tra năng lực hoặc các bài tập thực hành. Đồng thời, nhà tuyển dụng cũng cần phải đặt ra các câu hỏi chi tiết và liên quan đến kinh nghiệm và thành tích làm việc của ứng viên. Bằng cách này, nhà tuyển dụng có thể nhận diện và loại bỏ những ứng viên không trung thực, tìm ra những ứng viên thực sự phù hợp với vị trí tuyển dụng.

2.5. Tư duy tổng hợp và phân tích

Trong tuyển dụng đây là khả năng tổng hợp, phân tích và suy luận từ các thông tin và dữ liệu liên quan đến ứng viên và quá trình tuyển dụng. Quá trình này bao gồm việc thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, đánh giá thông tin đó và đưa ra các kết luận hoặc quyết định dựa trên việc phân tích kỹ lưỡng.

Kỹ năng tư duy tổng hợp và phân tích giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về ứng viên và đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên dữ liệu khách quan. Bằng cách tổng hợp và phân tích thông tin, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được năng lực, kinh nghiệm, tính cách và tiềm năng của ứng viên. Từ đó xác định xem liệu ứng viên có phù hợp với vị trí tuyển dụng và với môi trường làm việc của tổ chức hay không.

Nhà tuyển dụng cần phải áp dụng tư duy tổng hợp và phân tích một cách thông minh và chi tiết để nhận diện ra những ứng viên đang phóng đại bản thân trên CV. Để làm được điều đó, nhà tuyển dụng cần phải thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như CV, hồ sơ ứng viên, thảo luận trong quá trình phỏng vấn. Sau đó, cần phải phân tích kỹ lưỡng thông tin này để xác định sự chính xác và tính chân thực của thông tin trên CV.

Trường Doanh Nhân HBR gợi ý một số công cụ giúp nhà tuyển dụng tổng hợp và phân tích ứng viên hiệu quả hơn. 

• ATS: Hệ thống tự động sàng lọc CV dựa trên các từ khóa, tiêu chí được cài đặt. Một số công cụ nổi bật như Taleo, Workable, BambooHR
• Công cụ phân tích CV bằng trí tuệ nhân tạo: Giúp trích xuất thông tin và đánh giá năng lực ứng viên: Hiretual, Textio, Lever
• Công cụ kiểm tra đạo văn: Turnitin, Grammarly, Copyscape, Spineditor

2.6. Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp trong tuyển dụng là khả năng của nhà tuyển dụng và nhà quản lý nhận biết, truyền đạt và hiểu thông tin hiệu quả trong quá trình tương tác với ứng viên. Kỹ năng này bao gồm khả năng lắng nghe tốt, đặt câu hỏi phù hợp, truyền đạt thông tin rõ ràng và hiệu quả.

Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng bởi vì nó là cầu nối giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Kỹ năng giao tiếp giúp nhà tuyển dụng tạo ra một môi trường phỏng vấn tích cực và tạo lòng tin cho ứng viên để họ có thể chia sẻ thông tin một cách trung thực và chân thành. Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp cũng giúp nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực giao tiếp của ứng viên.

Để nhận diện những ứng viên cố tình makeup CV thông qua kỹ năng giao tiếp, nhà tuyển dụng có thể chú ý đến các dấu hiệu sau:

• Hỏi câu hỏi chi tiết và liên quan: Đặt ra các câu hỏi cụ thể và liên quan đến kinh nghiệm và thành tích làm việc của ứng viên để kiểm tra sự chính xác của thông tin trên CV. Những ứng viên có thông tin không chính xác có thể trả lời không mạch lạc hoặc không tự tin
• Quan sát cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể: Quan sát cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể và biểu hiện của ứng viên trong quá trình phỏng vấn để nhận biết những dấu hiệu không tự tin hoặc mâu thuẫn với thông tin trên CV
• Kiểm tra kỹ năng giao tiếp: Đánh giá kỹ năng giao tiếp của ứng viên trong quá trình phỏng vấn. Bao gồm khả năng lắng nghe, trả lời câu hỏi và truyền đạt thông tin. Những ứng viên đang cố tình phóng đại CV sẽ có thể có khả năng giao tiếp kém hơn hoặc không tự tin khi đối mặt với các câu hỏi chi tiết và liên quan đến kinh nghiệm làm việc của họ

2.7. Kỹ năng thương lượng, thuyết phục

Kỹ năng thương lượng, thuyết phục trong tuyển dụng là khả năng sử dụng lời nói, cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể để đạt được các mục tiêu thuyết phục ứng viên về sự hấp dẫn của công ty và vị trí công việc. Đồng thời làm cho họ tin rằng đây là môi trường lý tưởng cho sự phát triển nghề nghiệp của họ. Ngoài ra còn là sự thương lượng mức lương và các quyền lợi khác sao cho phù hợp với cả hai bên. Từ đó mang lại sự hài lòng cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên. Cuối cùng, kỹ năng này còn giúp giải quyết các vấn đề và mâu thuẫn trong quá trình tuyển dụng một cách hiệu quả, đảm bảo rằng quá trình chọn lựa ứng viên diễn ra một cách suôn sẻ và công bằng.

Kỹ năng thương lượng, thuyết phục đóng vai trò quan trọng trong tuyển dụng vì nó giúp:

• Tuyển dụng được những ứng viên tốt nhất: Thu hút và thuyết phục được những ứng viên tiềm năng và phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Quy trình tuyển dụng được thực hiện hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty
• Nâng cao hiệu quả tuyển dụng: Kỹ năng thương lượng, thuyết phục giúp tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với ứng viên và nâng cao hiệu quả tuyển dụng
• Tạo ấn tượng tốt với ứng viên: Quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ tạo ấn tượng tốt với ứng viên và giúp họ có trải nghiệm ứng tuyển tốt nhất

Thông qua kỹ năng thương lượng, thuyết phục, nhà tuyển dụng có thể thực hiện các biện pháp sau để giúp ứng viên nói thật trong quá trình phỏng vấn:

• Tạo ra môi trường phỏng vấn thoải mái, không đe dọa: Sử dụng kỹ năng thuyết phục để ứng viên cảm thấy không bị áp lực khi họ chia sẻ thông tin về cá nhân và kinh nghiệm làm việc
• Đặt các câu hỏi mở: Sử dụng kỹ năng thương lượng thuyết phục để đặt ra các câu hỏi rộng hơn. Từ đó khuyến khích ứng viên chia sẻ thông tin và quan điểm của mình tự do và thoải mái hơn. Như vậy nhà tuyển dụng sẽ hiểu rõ hơn và biết được ứng viên có đang nói thật hay không

2.8. Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng của nhà tuyển dụng và nhà quản lý để sử dụng và phân bổ thời gian cho các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng. Kỹ năng này bao gồm lập kế hoạch, phỏng vấn, đánh giá ứng viên và ra quyết định tuyển dụng.

Kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng trong tuyển dụng bởi vì nó giúp nhà tuyển dụng hoàn thành các công việc tuyển dụng một cách hiệu quả và đúng hạn. Việc quản lý thời gian tốt giúp tăng cường năng suất, giảm thiểu sự trì hoãn và đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng diễn ra một cách trơn tru. Từ đó giữ cho việc tuyển dụng đảm bảo chất lượng và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của tổ chức.

Để tuyển được những ứng viên phù hợp thông qua kỹ năng quản lý thời gian, nhà tuyển dụng có thể thực hiện các biện pháp sau:

• Thiết lập lịch trình phỏng vấn chặt chẽ: Mục đích là giúp giảm thiểu thời gian rảnh rỗi. Từ đó hạn chế cơ hội cho ứng viên thay đổi thông tin để phản ánh lại bản thân mình một cách không chính xác
• Sử dụng các công cụ quản lý thời gian: Sử dụng các công cụ như lịch làm việc, hẹn giờ và báo thức giúp nhà tuyển dụng tuân thủ đúng lịch trình và hoàn thành các nhiệm vụ tuyển dụng theo đúng thời gian quy định
• Đánh giá tính nhất quán: Đối chiếu thông tin trên CV với những gì ứng viên trình bày trong cuộc phỏng vấn để kiểm tra tính nhất quán và sự chính xác. Sự không nhất quán có thể là dấu hiệu của việc ứng viên không trung thực trong CV

2.9. Kỹ năng đọc vị tâm lý

Kỹ năng đọc vị tâm lý trong tuyển dụng là khả năng của nhà tuyển dụng để phân tích và hiểu sâu hơn về những đặc điểm tâm lý, tính cách và động cơ của ứng viên. Kỹ năng này dựa trên các dấu hiệu như ngôn ngữ cơ thể, biểu hiện và cử chỉ. Từ đó đưa ra nhận xét chính xác về ứng viên.

Thông qua kỹ năng đọc vị tâm lý, nhà tuyển dụng có thể biết được ứng viên nào đang không trung thực trong CV bằng cách:

• Quan sát ngôn ngữ cơ thể và biểu hiện hành vi: Hãy chú ý đến những hành động về ngôn ngữ cơ thể, biểu hiện và cử chỉ lúng túng, không tự nhiên
• Đặt câu hỏi sâu sắc và đa chiều: Đặt ra các câu hỏi phức tạp và đa chiều để khám phá sâu hơn về tính cách, động cơ và kinh nghiệm làm việc của ứng viên. Những ứng viên không trung thực có thể gặp khó khăn trong việc trả lời những câu hỏi phức tạp và sâu sắc
• Phân tích sự nhất quán và logic: Phân tích sự nhất quán và logic trong thông tin mà ứng viên cung cấp. Từ đó đánh giá tính chân thành và sự phù hợp của thông tin đó với vị trí công việc. Sự không nhất quán hoặc thiếu logic có thể là dấu hiệu của việc cố tình không thành thật trong CV

Có thể nói, đọc vị tâm lý là một trong những kỹ năng cực kỳ khó mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng muốn rèn luyện được. Đây là kỹ năng đòi hỏi nhiều về thời gian, kinh nghiệm, khả năng tư duy và linh hoạt của nhà tuyển dụng. Nhưng đọc vị thôi chưa đủ, để có được những ứng viên chất lượng, tính cam kết và tính hành động cao nhà tuyển dụng cần xây dựng được một hệ thống tuyển dụng nhân sự hiện đại, cập nhật xu hướng việc làm liên tục.

Với mong muốn giúp các nhà lãnh đạo xây dựng được một hệ thống tuyển dụng nhân sự hiện đại nhằm biến doanh nghiệp thành THỎI NAM CHÂM thu hút những nhân sự phù hợp phục vụ mục tiêu kinh doanh và đảm bảo sự phát triển dài hạn của tổ chức, Trường doanh nhân HBR gửi đến khóa học TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ HIỆU QUẢ 4.0 giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng nhân tài.

2.10. Kỹ năng sử dụng công nghệ

Kỹ năng sử dụng công nghệ là khả năng của nhà tuyển dụng để tận dụng các công cụ và nền tảng công nghệ thông tin để tối ưu hóa quá trình tuyển dụng. Kỹ năng này bao gồm việc sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng, hệ thống trực tuyến phỏng vấn, cơ sở dữ liệu ứng viên và các công nghệ khác để thu thập, xử lý, đánh giá thông tin ứng viên một cách hiệu quả.

Kỹ năng sử dụng công nghệ đóng vai trò quan trọng trong tuyển dụng bởi vì nó giúp tăng cường hiệu suất, giảm thiểu thời gian và chi phí, và cải thiện trải nghiệm của cả nhà tuyển dụng và ứng viên. Việc sử dụng công nghệ giúp tự động hóa các quy trình, tăng cường khả năng xử lý dữ liệu và phân tích thông tin, từ đó giúp nhà tuyển dụng đưa ra quyết định tuyển dụng đúng đắn và chính xác.

Dưới đây là một số công cụ giúp kiểm chứng thông tin từ ứng viên một cách hiệu quả:

Công cụ kiểm tra thông tin

• LinkedIn: So sánh thông tin trên CV với thông tin LinkedIn của ứng viên
• Google Search: Tìm kiếm thông tin về ứng viên trên Google để xác minh tính chính xác của CV
• Pipl: Công cụ tìm kiếm thông tin chuyên sâu về người dùng mạng xã hội
• BeenVerified: Công cụ kiểm tra lý lịch, xác minh thông tin cá nhân

Công cụ đánh giá năng lực

• SHL: Bài đánh giá năng lực, tính cách, trí tuệ cảm xúc
• Kenexa: Bài đánh giá năng lực, kiến thức chuyên môn
• Hogan Assessments: Bài đánh giá tính cách, phẩm chất cá nhân

Công cụ AI

• Hiretual: Phân tích CV bằng AI, đánh giá năng lực và tiềm năng của ứng viên
• Textio: Phân tích ngôn ngữ trong CV, đề xuất chỉnh sửa để tăng hiệu quả thu hút nhà tuyển dụng
• Lever: Hệ thống ATS sử dụng AI để sàng lọc và đánh giá ứng viên

Công cụ khác

• Grammarly: Kiểm tra ngữ pháp, chính tả trong CV.
• Copyscape: Phát hiện đạo văn trong CV

>>> XEM THÊM: 9 BƯỚC XÂY DỰNG THƯƠNG HIỆU TUYỂN DỤNG HIỆU QUẢ ĐỂ THU HÚT NHÓM ỨNG VIÊN TÀI NĂNG

3. Nghệ thuật giúp nhà tuyển dụng phỏng vấn ứng viên hiệu quả

Trong quá trình phỏng vấn, để nhận diện ứng viên tiềm năng thành công thì nhà tuyển dụng cũng cần có những tips riêng. Sau đây là một số cách giúp nhà tuyển dụng phỏng vấn ứng viên hiệu quả 100%.

3.1. Hạn chế sử dụng những câu hỏi dễ đoán

Một trong những sai lầm phổ biến mà nhiều nhà tuyển dụng mắc phải là việc sử dụng quá nhiều câu hỏi cũ và mẫu mực trong quá trình phỏng vấn ứng viên. Điều này không chỉ làm cho buổi phỏng vấn trở nên đơn điệu và dễ dàng đoán trước, mà còn giảm bớt khả năng tìm ra những thông tin quan trọng về ứng viên.

Vì vậy, để tạo ra một buổi phỏng vấn độc đáo và hiệu quả, nhà tuyển dụng cần xem xét việc loại bỏ những câu hỏi đã trở nên quá phổ biến và mất tính đặc sắc như "Điểm mạnh/điểm yếu lớn nhất của bạn là gì?" hoặc "Vì sao chúng tôi nên chọn bạn?". 

Thay vào đó, nhà tuyển dụng nên tập trung vào những câu hỏi cụ thể, phản ánh nhu cầu và đặc điểm riêng của vị trí tuyển dụng. Từ đó tạo ra một buổi phỏng vấn sâu sắc và mang tính chất tương tác cao giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Điều này giúp nhà tuyển dụng một cái nhìn toàn diện hơn về ứng viên, tránh tuyển chọn sai ứng viên chỉ vì họ không trung thực trong CV.

3.2. Đánh giá kỹ năng giải quyết vấn đề của ứng viên

Thay vì đặt những câu hỏi lý thuyết, việc sử dụng các "bài tập" thực tế liên quan trực tiếp đến công việc là phương pháp tốt nhất để nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên. Dưới đây là một số câu hỏi mà bạn có thể áp dụng:

• Yêu cầu ứng viên xác định các vấn đề chính trong công việc và trình bày kế hoạch hoặc quy trình mà họ sẽ thực hiện trong tuần đầu tiên làm việc
• Thử yêu cầu ứng viên giải quyết một vấn đề cụ thể trong một tình huống công việc. Điều này giúp nhà tuyển dụng đánh giá khả năng giải quyết vấn đề và tư duy logic của họ
• Yêu cầu ứng viên đánh giá về quy trình làm việc hiện tại của công ty và đề xuất cải tiến. Nhà tuyển dụng có thể đánh giá khả năng phân tích và đề xuất cải tiến của họ, cũng như sự hiểu biết về quy trình làm việc của công ty

3.3. Đánh giá sự thích nghi và tinh thần cải tiến của ứng viên

Điều quan trọng nhất đối với mọi ứng viên là khả năng học hỏi và thích nghi với môi trường mới. Để đánh giá khả năng này, nhà tuyển dụng có thể áp dụng các phương pháp sau:

• Khả năng học hỏi: Yêu cầu ứng viên đề xuất kế hoạch cụ thể về cách họ sẽ tiếp cận và học hỏi về công việc mới. Điều này giúp nhà tuyển dụng đánh giá khả năng tự quản lý và học hỏi của ứng viên
• Sự nhanh nhẹn, nhạy bén: Đưa ra các tình huống bất ngờ có thể xảy ra trong công việc và yêu cầu ứng viên giải quyết chúng. Qua đó, nhà tuyển dụng có thể đánh giá khả năng thích nghi và linh động của ứng viên trong môi trường làm việc thực tế
• Sự sáng tạo, đổi mới: Yêu cầu ứng viên trình bày ý tưởng và giải pháp sáng tạo để cải thiện công việc hoặc giải quyết các vấn đề. Điều này giúp nhà tuyển dụng đánh giá khả năng sáng tạo và tư duy chiến lược của ứng viên trong việc nâng cao hiệu suất làm việc và đổi mới trong công việc hàng ngày.

3.4. Đánh giá khả năng nhìn nhận của ứng viên

Với sự biến đổi và phát triển nhanh chóng của môi trường làm việc hiện nay, việc chọn lựa ứng viên có khả năng dự đoán và thích nghi với những thay đổi trong tương lai là rất quan trọng. Để đánh giá khả năng này, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên:

• Phác thảo kế hoạch cho một nhiệm vụ cụ thể: Yêu cầu ứng viên mô tả những yếu tố quan trọng của kế hoạch trong 3-6 tháng đầu làm việc. Điều này giúp nhà tuyển dụng đánh giá khả năng lập kế hoạch và thích nghi của ứng viên trong môi trường công việc mới.
• Yêu cầu ứng viên dự đoán sự phát triển của công việc và kết quả làm việc: Ví dụ, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên nêu ra 3 xu hướng dự kiến trong lĩnh vực công việc và phương hướng để thích nghi với những thay đổi đó. Điều này giúp đánh giá khả năng nhìn xa trước và thích nghi của ứng viên trong môi trường làm việc đầy biến động.

3.5. Hãy cẩn thận với các câu hỏi liên quan đến kinh nghiệm của ứng viên

Quan trọng không phải là ứng viên có nhiều kinh nghiệm hay không, mà là liệu những kinh nghiệm đó có phản ánh sự phù hợp với công việc hiện tại hay không. Nhà tuyển dụng cần phải cân nhắc kỹ lưỡng khi đánh giá và lựa chọn các kinh nghiệm của ứng viên.

Theo một nghiên cứu của các nhà khoa học như John Hunter và Frank Schmidt, những câu hỏi xoay quanh kinh nghiệm làm việc trong quá khứ chỉ dự đoán khả năng thành công của ứng viên ở mức 12%, tương đương với xác suất lật đồng xu.

Điều này là do cách mà ứng viên đã xử lý vấn đề và giải quyết công việc trong quá khứ có thể không còn phù hợp với môi trường làm việc hiện tại. Những câu hỏi này thường dẫn đến việc ứng viên tập trung vào quá trình hơn là giải pháp tổng thể. Đó là lý do vì sao nhà tuyển dụng cần phải xem xét kỹ lưỡng và đánh giá sự phù hợp của kinh nghiệm đó với vị trí tuyển dụng cụ thể.

3.6. Xây dựng cấu trúc buổi phỏng vấn

Một nhà tuyển dụng có kinh nghiệm luôn biết cách xây dựng một cấu trúc buổi phỏng vấn có logic nhằm hướng dẫn ứng viên một cách có tổ chức để khai thác thông tin một cách toàn diện. Mặc dù có những trường hợp đặc biệt khi cấu trúc buổi phỏng vấn có thể linh hoạt và thay đổi, nhưng nó thường bao gồm các bước sau:

• Giới thiệu buổi phỏng vấn và giới thiệu về thứ tự làm việc trong buổi phỏng vấn
• Giới thiệu về công ty và vị trí công việc
• Đặt các câu hỏi để làm rõ thông tin về ứng viên
• Đặt câu hỏi để đánh giá kinh nghiệm và năng lực của ứng viên
• Cho phép ứng viên đặt câu hỏi
• Kết thúc buổi phỏng vấn bằng việc tổng kết lại các thông tin và thông báo về các bước tiếp theo

3.7. Đặt các tình huống giả định

Trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng, cần đặt các tình huống giả định để đánh giá khả năng của ứng viên trong các tình huống thực tế mà họ có thể gặp phải trong công việc. Những tình huống này cung cấp cơ hội cho ứng viên thể hiện sự tư duy logic, kỹ năng quản lý và khả năng ra quyết định. Quan trọng hơn, việc sử dụng các tình huống giả định cũng giúp nhà tuyển dụng đánh giá mức độ trung thực của ứng viên. 

Khi đặt ra các tình huống giả định, nhà tuyển dụng có thể kiểm tra xem ứng viên có đáp ứng một cách trung thực và logic hay không. Từ đó giúp tránh được tình trạng tuyển sai, chọn lựa những ứng viên không trung thực trong CV. Đồng thời tăng cơ hội chọn lựa được những ứng viên phù hợp nhất với vị trí công việc và với nhu cầu của tổ chức.

4. Những điều cần tránh khi phỏng vấn ứng viên

Trong quá trình phỏng vấn ứng viên, có những điều cần tránh để đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Cùng điểm qua một số lưu ý dưới đây.

4.1. Nhà tuyển dụng không nghiên cứu, phân tích hồ sơ ứng viên trước

Hồ sơ ứng viên đóng vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng, là một nguồn thông tin đầu tiên mà nhà tuyển dụng sẽ tiếp xúc. Không chỉ là cơ sở cho việc đánh giá ban đầu, thông tin từ hồ sơ còn giúp xác định các điểm nổi bật và yếu tố cần được chú ý trong quá trình phỏng vấn. Nếu nhà tuyển dụng không đọc và phân tích kỹ trước những thông tin quan trọng trong CV, họ có thể rơi vào thế đứng sau, thiếu tính chủ động trong việc điều chỉnh quy trình phỏng vấn để tối ưu hóa quá trình tuyển dụng.

4.2. Đặt lịch hẹn quá nhiều ứng viên phỏng vấn

Hẹn quá nhiều ứng viên phỏng vấn trong cùng một buổi có thể dẫn đến tình trạng chờ đợi kéo dài của ứng viên, gây ấn tượng tiêu cực về sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng. Ngoài ra, việc phỏng vấn một lượng lớn ứng viên cũng có thể làm mệt mỏi và giảm hiệu quả của quá trình tuyển dụng. Vì vậy, việc lên lịch phỏng vấn phải được thực hiện một cách hợp lý để đảm bảo không chỉ tiết kiệm thời gian của nhà tuyển dụng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho ứng viên.

4.3. Nhà tuyển dụng chỉ tập trung hỏi về vấn đề chuyên môn

Chuyên môn là một yếu tố quan trọng khi đánh giá ứng viên, tuy nhiên, không phải là tiêu chí duy nhất. Đặc biệt, kỹ năng và kinh nghiệm từ công ty cũ không nhất thiết phản ánh được sự phù hợp với môi trường làm việc mới. Vì vậy, nhà tuyển dụng cần xem xét nhiều khía cạnh khác nhau và có cái nhìn tổng thể về ứng viên. Trong quá trình này, việc khai thác thông tin về kỹ năng và tính cách của ứng viên cũng rất quan trọng để có đánh giá toàn diện và chính xác hơn.

4.4. Quá chú trọng bằng cấp

Trước đây, bằng cấp được coi là một tiêu chí quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Tuy nhiên, ngày nay, vai trò của bằng cấp chỉ còn là một phần nhỏ trong quyết định tuyển dụng. Một bằng cấp tốt không nhất thiết phản ánh năng lực và ngược lại. Nếu nhà tuyển dụng quá chú trọng vào bằng cấp, có thể dẫn đến việc tuyển dụng những ứng viên chỉ là "tiến sĩ giấy", giỏi về lý thuyết nhưng thiếu khả năng thực tiễn.

4.5. Đánh giá theo cảm tính

Tuyển dụng nhằm mục đích lựa chọn những ứng viên có tài năng và phù hợp với công việc cũng như với doanh nghiệp. Do đó, việc đánh giá dựa trên cảm tính cá nhân có thể dẫn đến những sai lầm lớn. Trong quá trình phỏng vấn và đánh giá ứng viên, nhà tuyển dụng cần giữ một tư duy trung lập, không bị ảnh hưởng quá mức bởi cảm xúc cá nhân và không phụ thuộc quá nhiều vào những cảm nhận cá nhân.

5. Kết luận

Kỹ năng phỏng vấn trong quá trình tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong việc chọn lựa những ứng viên phù hợp nhất cho vị trí công việc. Để thành công trong việc phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần phải có kiến thức sâu rộng về vị trí tuyển dụng, hiểu biết về ngành nghề cũng như văn hóa tổ chức của công ty. Họ cũng cần sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng lắng nghe và đặt câu hỏi thông minh để thu thập thông tin một cách chính xác và toàn diện từ ứng viên.

Kỹ năng phỏng vấn cũng đòi hỏi sự tỉ mỉ, khách quan và công bằng từ nhà tuyển dụng. Họ cần biết cách đánh giá và đối phó với các trường hợp ứng viên có thể makeup CV hay trả lời mô hình theo kiểu chuẩn bị sẵn. Từ đó nhà tuyển dụng có thể loại trừ được những ứng viên có CV không trung thực và tuyển chọn những ứng viên có năng lực thực sự chính xác.